Mødebooking

Flere og flere firmaer oplever et behov for at supplere deres marketing- og salgsafdelinger med en medarbejder ansat specifikt til at tage sig af mødebookinger. Denne er ansvarlig for processen med at indsamle den nødvendige information for derefter at tage den første kontakt og få arrangeret møder med potentielle kunder.

Mødebookeren tager sig ikke af det endelige salg, men overdrager i stedet denne opgave til en faktisk salgs- eller marketingafdeling. Det er udelukkende mødebookerens opgave at opsnuse disse mulige kundeemner og derefter initialisere kontakten til disse.

At finde den rigtige person til jobbet kan være svært og tidskrævende; hér kommer Ekspertvalg.dk ind i billedet. Vi hjælper dig med at finde en professionel mødebooker, når du skal optimere din telemarketing.

En ordinær sælger har normalt til opgave at præsentere, forhandle og lukke salg. For mødebookeren drejer det sig derimod om mere end et salg, eller blot at skabe omtale og interesse for dit firma. Pointen med en mødebooking er at finde netop de kundeemner, der kunne blive til fremtidige kunder. Mødebookeren opsøger mulige emner baseret på data om tidligere køb, traditionel demografisk og geografisk, men også nyere psykografisk dataindsamling samt analyser af egne og konkurrenters produkter og tjenester.

En effektiv mødebooker har færdiggjort en indgående træning samt uddannelse og besidder desuden et talent for marketing. Mødebooking sikrer derfor dit firma kundemøder af høj kvalitet, som med stor sandsynlighed vil generere yderligere salg. Konceptet kan som udgangspunkt fungere indenfor alle brancher, hvor der er kunder at ringe til - om det er revision eller inkasso.

Alt dette bidrager til at lette salgsafdelingens arbejde, da de nu bliver i stand til udelukkende at fokusere på salgsmøderne. Ligeledes vil kundeemnerne være bedre forberedt og mere indstillet på møderne med salgsafdelingen, da bookeren allerede har tændt den første gnist af interesse for dit produkt eller tjeneste.

Der er flere faktorer, der påvirker prisen for at ansætte en mødebooker i dit firma. Som udgangspunkt koster opstartsfasen mellem 5.000~10.000 kr. Dette dækker over introduktion til dit firma samt dit produkt eller tjeneste, indsamling af data og segmentering af mulige kundeemner, foruden udarbejdning af salgsmateriale og udbytte-evaluering.

Efterfølgende aflønnes bookeren normalvis enten på fast time- eller månedsløn eller ved hjælp af no-cure-no-pay-metoden - altså pr. bearbejdet emne, pr. arrangeret møde eller pr. salg, eventuelt som en procentvis andel af det umiddelbare salg eller som en procentvis andel af den kommende kunderelation.

Herunder kan du se to priseksempler på billig mødebooking for et enkelt møde, baseret på det produkt eller den tjeneste dit firma udbyder.

Push vs. Pull har i nogle år været det store buzzword indenfor marketing. Mange taler i dag om, at kunder ikke skal sælges en vare, men derimod historien om en vare. Kunder reagerer positivt på en fortælling, de kan identificere sig med. På den måde skiller mødebooking og telemarketing sig fra hinanden, da ideen med en mødebooking er at indgyde kunden en interesse i produktet uden at få lukket handlen nu og her.

Når kunden først er blevet nysgerrig, kan der arrangeres et møde, og nu står salgsafdelingen med et kundeemne, der selv er mødt op og medbringer en langt større interesse i produktet end ved en klassisk telemarketinghenvendelse.

Da de fleste firmaer i dag har en hjemmeside, har telemarketingafdelingerne dog også fået en mulighed for, ved hjælp af indledende information på hjemmesiderne, nyhedsbreve og brugerprofiler, at vende kold kanvas-salg til relationssalg, hvorfor meget få firmaer i dag ringer potentielle kundeemner op fra et call center, uden på forhånd at have en idé om, hvem de henvender sig til.

Forbrugerombudsmanden beskriver lovgivningen vedrørende telefonsalg, hvis du ønsker mere information.

Hvis du ansætter en ekstern mødebooker, er det vigtigt at bookeren er fortrolig med jobbet. En mødebooking vil fungere som firmaets første kontakt til en ny kunde, og det er derfor afgørende for det videre forløb, at der er overensstemmelse mellem firmaet og mødebookerens tilgang til det potentielle, nye kundeemne. Derfor bør du, allerede når du ansætter din nye mødebooker, sikre dig, at I er enige om arbejdsopgaver og ansvarsområder.

Mødebookeren skal være indforstået med firmaets mål samt, hvad du forventer der skal ske før, under og efter møderne. Foruden løbende at holde hinanden opdateret, er det derudover vigtigt, at du, især i starten, sparrer omkring mødebookingen og udvælgelsen af emnerne. Skal den samme kunde kontaktes flere gange, hvordan skal bookeren reagere på folk der hverken svarer ja eller nej og så videre.

Ligeledes bør du holde for øje at finde en booker der matcher både din målgruppe og dit produkt. Alt dette vil sikre en mødebooking af den højeste kvalitet, hvilket er målet, da de reelle møder koster både dit og kundens firma masser af tid og dermed også penge, hvorfor denne tid skal udnyttes optimalt.

Kort og godt bør du altså, i forsøget på at finde en ekstern mødebooker, lede efter én der lige så vel kunne have været en del af dit eget firma. Hos Ekspertvalg.dk har vi mere end 5 års erfaring med formidling af telemarketing og mødebooking - hvis du udfylder formularen øverst sender vi dig op til 4 graits, skræddersyede tilbud.

Nedenfor kan du læse en kort gennemgang af en professionel mødebooking. Hvad der sker før, under og efter mødet, hvad man skal være opmærksom på hvis kunden aflyser og hvordan man kan bruge sine succeshistorier til fremtidige møder.

Først skal begge parter være enige om, hvor meget tid der skal afsættes til mødebookingen. Skal bookeren ansættes på timebasis, eller skal denne i stedet sørge for et forudbestemt antal nye kundeemner hver måned. Hvis der aflønnes efter no-pay-no-cure-metoden, er det ligeledes vigtigt at definere, hvad der konstituerer et succesfuldt møde.

Næste punkt er at få inkorporeret jeres nye medarbejder i firmaet, således så denne er bekendt og fortrolig med firmaets formål, arbejdskultur, målgruppe, produkter og tjenester. Specielt hvis der er tale om en konsulent fra et marketingbureau, skal det fremstå så det udefra virker som om, at denne er en fast del af firmaet (hvorfor det også er vigtigt, at bookeren afspejler firmaets ånd og gør et godt indtryk på både nuværende og nye kunder).

Du kan enten selv pege mødebookingen i retning af de kundeemner, du har interesse i. Alternativt kan bookeren, baseret på dennes kendskab til firmaet samt diverse data om emnerne, stå for at finde de nye potentielle kundeemner. Mødebookeren skal lære kunden at kende så godt som muligt, så de forstår hinanden, straks bookeren ringer op. Inden mødebookingen bør der om muligt være indsamlet demografisk, geografisk og psykografisk data på kunden.

Via telefon, gennem firmaets eller jeres eget telefonsystem, forklarer mødebookeren, hvem denne er og repræsenterer, og hvorfor de kontakter lige netop denne kunde. Mødebookeren forklarer, med både firmaet og kundens interesse in mente, hvorfor kunden bør indgå et samarbejde med firmaet. Såfremt opkaldet foregår til private, skal virksomhederne være opmærksom på Robinsonlisten.

Er kunden efterfølgende nysgerrig, arrangerer bookeren et møde mellem firmaets salgsafdeling og kunden. Bagefter sendes kunden en bekræftelse på aftalen, eventuelt via email. I mailen kan der inkluderes udtalelser(kaldet kundecases) fra tidligere kunder om deres erfaringer med samme løsning. Derudover bør der altid indgå information om, hvor og hvordan kunden kan aflyse mødet. 5~10% af kunderne vil aflyse mødet. Det er derfor også vigtigt, at dit firma accepterer dette med et smil.

Når mødebookingen er gennemført og det potentielle kundeemne gjort interesseret i firmaet og produktet, arrangeres et salgsmøde. Herfra er det op til salgsafdelingen at lukke handlen. Mødet kan enten foregå hjemme på firmaadressen, hos kunden eller et sted ude i byen. Det vigtigste er blot, at sælger giver et godt indtryk af både firmaet og produktet, så I herefter får lukket handlen ordentlig. Efter mødet følges der op på de aftaler I har indgået. Ligeledes opdateres kundens profil med den seneste data.

Efter et eventuelt salg vil det være marketingafdelingens opgave at kontakte kunden og forhøre sig om hvordan denne benytter produktet eller tjenesten, udbede feedback og derefter få opdateret deres kundecase med den friske historie, så dette kan formidles videre til det næste potentielle kundeemne.

Du kan også vælge at mødebookingen skal varetages af en medarbejder ansat internt i firmaet, men mange vælger i dag at outsource arbejdet med mødebookingen til et eksternt telemarketingbureau, da det kan være svært at finde en veluddannet booker uden for bureauerne. En booker skal både være resultatorienteret, men også arbejdsom og robust nok til at foretage en række opkald til folk, der vil takke nej.

Mange firmaer benytter allerede en ekstern marketingafdeling, hvilket gør det nemmere også at finde sin booker gennem samme bureau, så man sikrer sig at marketing og mødebooker på forhånd ved, hvordan den anden del arbejder.

Outsourcer du til et marketingbureau, er der en række fordele og ulemper du bør holde dig for øje.

Inden du ansætter en ny mødebooker, er det vigtigt, at du har sat dig ind i planlægningen og tilrettelæggelsen af et møde. En stor mængde ressourcer går til netop denne del, hvorfor du kan spare en del tid og penge ved selv at have gjort dig nogle tanker på forhånd, og samtidigt sikre dig at få ansat den bedste person til at varetage mødebookinger for lige netop dit firma.

Har dit firma brug for hjælp til at finde en mødebooker af høj kvalitet, kan du udfylde formularen øverst på siden. Herefter sender vi dig 4 skræddersyede tilbud på en mødebooker, der matcher lige netop dine behov og krav.